Logística de Almacenes

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Última actualización: Martes, 13 Noviembre 2018 14:23

Escrito por Sergio La Rosa

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Logística de Almacenes

GUIA PARA EL DESARROLLO DE LAS ETAPAS EN LA CATEGORIZACION DE LOS ALMACENES MAYORISTAS DE LA ECONOMIA NACIONAL

1. Generalidades

1.1 Alcance

La presente guía establece las etapas a desarrollar para la categorización de los almacenes mayoristas de todas las entidades económicas radicadas en el territorio nacional.

• Referencias

• Resolución 59/04 “ Reglamento para la logística de almacenes”
• Resolución No. 153 “Procedimiento para la implementación del Expediente Logístico

     de Almacenes y la categorización de los almacenes mayoristas “

2. Etapas del proceso de categorización del almacén

2.1 Etapa I

a) Las solicitudes de almacén a categorizar propuesto por los organismos, Consejos de la Administración Provinciales, Corporaciones y entidades serán enviados a las Dpto. de Ventas de Mercancías de cada provincia, la misma debe acompañarse de un breve informe de la situación que presenta el almacén, respecto a los temas de la guía evaluadora en función del nivel de categorización a obtener, tal y como se establece en la Resolución No. 153/07.

b) Para realizar la solicitud de categorización del almacén la entidad utilizará el modelo establecido en el anexo A, debidamente llenado y firmado, completando su solicitud con la entrega de una copia de la información solicitada en el propio modelo.

c) Dpto. Ventas de Mercancías realizara una revisión de la solicitud y la documentación complementaria entregada por la entidad. Si la solicitud no es aprobada se le comunica a la entidad explicando por escrito las razones de dicha decisión.

d) Si la solicitud es aceptada Dpto. de Ventas de Mercancías en coordinación con la entidad precisan la fecha de comienzo del proceso de categorización del almacén.

e) Dpto. de Ventas de Mercancías notificará a la Dirección de Logística la aceptación de la solicitud de categorización del almacén, enviando para ellos la información siguiente:

• Denominación de la entidad
• Organismo a que pertenece
• Denominación del almacén
• Ubicación y datos (Telef, Fax, E-mail)
• Fecha propuesta para Categorización

f) Dpto. de Ventas de Mercancías no aceptará la solicitud de categorización de un almacén en un nivel tecnológico superior sin haber alcanzado el nivel que lo antecede.

2.2 Etapa II Categorización del almacén

a) Dpto. de Ventas de Mercancías de cada provincia ejecuta la categorización de los almacenes mayoristas a su instancia atendiendo al cumplimiento de los requisitos establecidos para cada nivel, utilizado para ellos los aspectos que aparecen en el anexo B

b) EL Nivel Tecnológico se alcanzará cuando el almacén cumpla íntegramente todos los aspectos establecidos como requisitos para el mismo. 

c) Dpto. de Ventas de Mercancías será responsable de crear la comisión evaluadora conformada por no menos de tres (3) especialistas del territorio con experiencia sobre logística de almacenes

d) La Comisión le informará la realización del trabajo de categorización a la entidad planificada con 15 días de antelación a la fecha acordada.

e) El proceso de categorización comienza con una reunión de apertura en la que debe participar el director de la entidad, la comisión evaluadora y otros participantes que el jefe de la instalación designe .En la misma la comisión evaluadora informará todos los detalles de la evaluación que incluye entre otros aspectos:

• Composición de la comisión evaluadora.
• Duración propuesta del proceso de evaluación
• Procedimiento a utilizar

f) Una vez concluida la tarea de categorización del almacén de la entidad en cuestión la comisión confecciona el dictamen de categorización integrado por el acta con el resultado final de la evaluación realizada, la propuesta de categorización alcanzada y las deficiencias encontradas para lo cual se deberá utilizar el modelo establecido en el anexo C

g) El dictamen se entregará al jefe de la instalación propietaria del almacén evaluado, antes de las 24hrs después de finalizado el trabajo, efectuando para ello una reunión de conclusiones

h) Dpto. de Ventas de Mercancías archivará el original en el expediente del proceso de categorización, de conjunto con el modelo de solicitud entregado por la entidad, el cual deberá conservar por un periodo de tres (3) años.                   .

i) El almacén que obtenga la calificación de “Sin evaluar” deberá elaborar un plan de medidas con fecha de cumplimiento, y solicitar una nueva categorización una vez solucionadas todas las deficiencias señaladas.

j) Dpto. de Ventas de Mercancías registra y emite los Certificados de Categorización una vez recibido y revisado los dictámenes que aprueban la categorización correspondiente, manteniendo un registro de los certificados otorgados.

k) El Director de Comercio entregará al Dpto. de Ventas de Mercancías el Certificado de Categorización para su entrega al Director de la entidad evaluada.

l) Dpto. de Ventas de Mercancías elabora un registro de los certificados otorgados, incluyendo las fechas de vencimientos y las fechas propuestas para las supervisiones

m) El Certificado de categorización entregado tendrá una vigencia de tres (3) años para los almacenes que en su evaluación final obtengan categoría I, II, III.

n) Los almacenes mayoristas de la economía nacional de nueva inscripción en el Registro Central Comercial, que al recibo de la inspección de categorización alcancen el Primer Nivel Tecnológico sin tener todas sus actividades operando en un 100%, la comisión de ser necesario, acordará la realización de una reinspección para verificar aquellos aspectos que por ese motivo no hayan sido comprobados

3. Supervisión

1. Es responsabilidad de la entidad renovar la condición otorgada al almacén, para ello deberá comunicar formalmente al Dpto. de Ventas de Mercancías de la provincia su intención de renovar la condición otorgada con tres (3) meses de antelación a la expiración del plazo de vigencia señalado, en el formato correspondiente a la solicitud de categorización (ver anexo A). En caso de no recibirse esta comunicación, el Certificado vence en la fecha señalada.
2. Si como resultado de los controles y recontroles Gubernamentales, visita de control del Grupo Nacional de Logística de Almacenes, Controles de la Dirección Estatal del MINCIN se detecta que el almacén no mantiene las condiciones bajo las cuales fue concebido el Certificado de Categorización, el Dpto. de Ventas de Mercancías de la provincia, previa comprobación de la perdida de los requisitos, podrá proceder al retiro de la condición otorgada al almacén, utilizando para esto el modelo que aparece en el anexo D
3. El Dpto. de Ventas de Mercancías enviará a la Dirección de Comercio una copia del dictamen notificando el retiro de la condición alcanzada por el almacén, quedando sin efecto el Certificado otorgado.

4. Quejas y reclamaciones  

La entidad evaluada o reevaluada podrá formular quejas y reclamaciones según proceda acerca de la evaluación realizada en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles posterior a la evaluación en cuestión.

Las quejas y reclamaciones se formulan oficialmente y por escrito a el Dpto. de Ventas de Mercancías, quien responderá a la misma en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles posteriores a la fecha de recepción de dicha queja o reclamación.

De existir inconformidad la entidad podrá remitir su queja a la Dirección de Logística Integral del Ministerio, quien deberá responder en un plazo no mayor de treinta (30) días hábiles.

Si la entidad no concuerda con los resultados de la respuesta a su reclamación podrá apelar al Ministro del MINCIN, quien determina la decisión final en un plazo no mayor de cuarenta y cinco (45) días hábiles posterior a la recepción de la apelación. Esta decisión es inapelable.

Los plazos establecidos en esta sección pueden extenderse en caso fundamentados que requieran de investigaciones y comprobaciones más prolongadas, lo que será comunicado oportunamente al jefe de la entidad.

5. Uso del certificado de “Almacén Categorizado”

Como resultado de alcanzar alguno de los tres Niveles Tecnológicos en Logística   de almacenes, el Almacén o Base de almacenes recibirá el Certificado que aparece en el anexo E de este documento.

El Almacén o Base de almacenes propietaria del Certificado está obligado durante el uso del mismo a:

• Mantener actualizado y legible
• En buen estado de conservación
• Tenerlo vigente, atendiendo a su fecha de vencimiento
• Expuesto en el mural del almacén

Auditorías al proceso

La Dirección de Comercio realizará auditorias periódicas al Dpto. de Ventas de Mercancías para evaluar el desarrollo del proceso de categorización y la documentación generada.

ASPECTOS A EVALUAR PARA LA CATEGORIZACION DE LOS ALMACENES

PRIMER NIVEL TECNOLOGICO

SEGUNDO NIVEL TECNOLOGICO

Para el 2do. Nivel Tecnológico “Poseer el Certificado de Cumplimiento de los Requisitos de Seguridad Contra Incendio para el 2do Nivel Tecnológico, de verificarse que se cumplen los siguientes aspectos:

1. Poseer las fichas de seguridad de las sustancias peligrosas (combustibles, inflamables, explosivas, tóxicas, radioactivas, biológicas, etc.).
2. De requerirlo, poseer sistema contra descargas eléctricas atmosféricas.
3. Poseer Plan de Emergencia.
4. Aprobación en el Plan de Negocios de aquellos otros riesgos que requieran de financiamiento para su solución o minimizarlos.

TERCER NIVEL TECNOLOGICO

Para el 3er. Nivel Tecnológico “Poseer el Certificado de Cumplimiento de los Requisitos de Seguridad Contra Incendios para el 3er Nivel Tecnológico, de verificarse que se cumplen los siguientes aspectos:

1. De requerirlo, que posean la red de agua contra incendios y el sistema automático de detección y/o extinción de incendios en buen estado técnico y con todos los medios y accesorios requeridos.
2. Tener los certificados de todos los sistemas contra incendios instalados y debidamente actualizados los mismos.
3. Que los trabajadores estén plenamente identificados y apliquen las fichas de seguridad de los productos peligrosos almacenados.
4. Que se encuentre implementado el Plan de Emergencia, es decir, que exista conocimiento por parte de los trabajadores del Plan de Emergencias y exista un plan de preparación al respecto.